Outlook 2013 wird den Cache-Modus ändern

Mit dem „Hybrid Cached Modus“ kommt bei Outlook 2013 eine Neuerung ins Spiel, den der alte „Cached Exchange Modus“ wurde seit Outlook 2003 nicht wesentlich verbessert. Mit dem „Hybrid Mode“ wird Outlook schneller die Daten von Exchange beziehen können – verglichen mit der OST-Datei.

Der Exchange-Experte Tony Redmond ist überzeugt, dass dieses neue Feature den benutzern Vorteile bringen wird.

Generell gibt es in den derzeit aktuellen Outlook-Versionen gibt es zwei Datentypen für Outlook-Datendateien. In der Regel kommt für die meisten Konten eine Outlook-Datendatei (PST) zum Einsatz. Wenn ein Benutzer mit einem Exchange-Konto arbeiten, werden seine Elemente üblicherweise an den Exchange-Server übermittelt und dort gespeichert.

Damit der Anwender im Offline-Betrieb – wenn er keine Verbindung zum Exchange-Server herstellen kann – mit seinen Mails arbeiten kann, wird ein zweiter Datentyp gespeichert: die Outlook-Offlinedatendatei (OST). Die wesentlichen Unterschiede zwischen den beiden Outlook-Datendateitypen lauten:

• Die PST-Dateien werden für Konten vom Typ POP3, IMAP oder HTTP verwendet. Will der Benutzer Archive oder Sicherungskopien der auf seinem Computer liegenden Outlook-Ordner (einschließlich der Exchange-Konten) erstellen, muss er zusätzliche PST-Dateien erstellen und verwenden.
• Dagegen werden die OST-Dateien verwendet, wenn der Anwender ein Exchange-Konto hat und offline arbeitet oder aber wenn er den standardmäßigen Exchange-Cache-Modus verwenden möchte. Dieser Datendateityp findet auch bei Konten Verwendung, die mit dem Outlook Connector für Windows Live Hotmail eingerichtet werden. OST-Dateien sind immer Kopien von Elementen, die auf einem Exchange-Server gespeichert sind, und benötigen keine Sicherungskopien, wie sie für wie PST-Dateien nötig sind.

Mit der kommenden Outlook-Version (Outlook 2013) möchte man bei Microsoft ein Problem lösen: Wenn die Anwender im „Cached-Modus“ arbeiten, sollen sie schneller an die Informationen kommen, die in ihren Postfächern liegen, — das ist vor dem Hintergrund von immer größeren Postfächern eine große Herausforderung. Doch das funktioniert prinzipiell nur dann, wenn man bei Outlook einen anderen Mechanismus als den derzeitigen „Cache Modus“ zum Einsatz bringt.

Das Caching wird "hybrid"

Mit dem neuen Modus schlägt Microsoft einen anderen Weg ein: Im „Hybrid Cached Modus“ wird es einem Anwender ermöglicht, dass er eine bestimmte Menge von Daten in der lokalen OST-Datei ablegt. Der Rest der Informationen bleibt im Online-Postfach. Der Grund für diesen Ansatz: Da die Postfächer immer noch größer werden, macht es wenig Sinn, alle Informationen im Cache vorzuhalten. Es reicht aus, wenn die Benutzer nur auf die aktuellsten Daten im Postfach zugreifen können.

Nun kommt aber bei Outlook 2013 auch noch der hybride Charakter des „Hybrid Cached Modus“ ins Spiel: Dabei besteht die Möglichkeit, dass man zwischen den gecachten (zwischengespeicherten) und den Online-Daten umschalten kann, um die Informationen dem Benutzer schneller präsentieren zu können. Dabei wird eine Zeitdauer von 400 Millisekunden als Maß genommen, die zwischen dem Anmelden des Benutzers und seiner Verbindungsherstellung mit Exchange bis zum Aktualisieren beim Umschalten der Ordner vergeht: Wenn die Netzwerkverbindung gut genug ist, kann Outlook in den „Hybrid Modus“ umschalten, um die Daten vom Server zu holen – oder im anderen Fall auf die lokale OST-Datei zugreifen.

Nun könnte man annehmen, dass es immer schnellergeht, wenn man auf die Informationen aus einer lokalen Quelle- und nicht über das Netzwerk, zugreift – vor allem wenn die lokale Quelle auf einem SSD-Laufwerk residiert.

Das trifft auch zu und deswegen wird Outlook – wann immer möglich – auch immer zuerst versuchen, die gewünschten Daten aus der OST-Datei zu holen. Doch es gibt Situationen, in denen der Exchange-Server Informationen besitzt, die in der lokalen OST-Datei nicht vorliegen – einfach weil noch keine Synchronisation zwischen Client und Exchange-Server erfolgt ist.

Angenommen ein Benutzer meldet sich frühmorgens erstmals am Exchange-Server an. Dann ist es sehr wahrscheinlich, dass der Server neue Nachrichten im Posteingang für den Benutzer liegen hat. Diese Nachrichten liegen dann nur auf dem Server, denn es wird einige Zeit dauern, bis Outlook sie herunterladen und in der OST-Datei ablegen kann. Aus Benutzersicht ist es dann schneller, wenn er auf dem Server die neuen Mails bearbeiten kann.

Ein anderes Beispiel wäre das erstmalige Installieren von Outlook auf einem PC oder das Anlegen eines neuen Benutzerprofils. Der nächste Schritt in diesem Prozess ist das Erzeugen der OST-Datei. Frühere Versionen von Outlook brauchen einige Zeit, bis sie Informationen anzeigen, die sie vom Exchange-Server geladen haben. Outlook 2013 dagegen bemerkt sehr schnell, dass keine Daten in der OST-Datei vorliegen und holt dann die Daten direkt vom Exchange-Server – falls die Netzwerkverbindung gut genug ist.

Das Umschalten vom Online- zum lokalen Betriebsmodus soll mittlerweile nahtlos funktionieren – in der Preview-Version von Outlook 2013 (sie wurde im August von Microsoft herausgegeben) gab es da noch so einige Probleme. Dagegen soll nun ein Benutzer gar keinen Unterschied mehr merken können.

Beim „Hybrid Modus“ besteht keine Abhängigkeit von einer bestimmten Exchange-Version. Getestet wurde dieser Modus bereits mit der zugängigen Version des Exchange Server 2013 und im Rahmen von Office 365. Es sollte aber auch nichts gegen eine Einsatz mit Exchange Server 2007 oder 2010 sprechen.

Tony Redmond/rhh