Mail-Migration auf Office 365, Teil 1

Professionelles Messaging kombiniert mit Office-Funktionalität und auf Wunsch auch mit Kommunikations-Features a la‘ Lync – diese Lösung aus der Cloud bietet Microsoft mit Office 365 an. Für welche Unternehmen dieser SaaS-Ansatz (Software as a Service) passen kann und welche Gründe für eine Migration sprechen, stellt John Savill im ersten Teil dieser Beitragsreihe vor. Im zweiten Teil geht es dann um die Details der Migration – und um die Frage, welche Tools von Drittherstellern wie Quest Software einem beim Umstieg helfen können.

Das Office-Paket von Microsoft ist bereits seit langer Zeit die erste Wahl, wenn die Benutzer auf Ihrem Desktop-PC oder Laptop arbeiten. Das “normale” Office-Paket enthält Programme wie Word, PowerPoint, Excel, Outlook und OneNote. Dagegen handelt es sich bei Office 365 um ein Online-Abonnementdienst. In Form von „Software as a Service“ (SaaS) wird Funktionalität wie E-Mail, freigegebene Kalender, das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten online, Instant Messaging, Webkonferenzen, eine öffentliche Website für das Unternehmen und interne Teamwebsites bereitgestellt. Office 365 ist kompatibel zu Office 2007 und neueren Versionen von Office.

Wichtig ist aber vor allem ein Aspekt: Bei Office 365 handelt es sich um eine professionelle, für den Einsatz in Unternehmen konzipiertes Angebot. Es bietet Mail-Funktionalität, Kommunikationsfunktionen sowie Zusammenarbeits-Features, wie sie Unternehmen im Alltagsbetrieb benötigen.

Applikationen kommen aus der Cloud

Dazu laufen die Office Web Apps, Exchange, Lync und Sharepoint auf den Servern von Microsoft in der Cloud – sprich in den weltweit verteilten Microsoft-Rechenzentren. Geschützt wird diese weltweit verteilte Infrastruktur mit Hilfe der Forefront-Online Protection Services von Microsoft.
Für ein Unternehmen ergibt sich daraus ein großer Vorteil: Es muss keine eigene server-Infrastruktur vorhalten. Denn Office 365 wird als SaaS-Lösung bereitgestellt: Dabei ist keine Systemverwaltung dieser Funktionen für die Unternehmen nötig. Lediglich eine Internet-Verbindung ist Voraussetzung, um den Zugang zu allen Diensten von Office 365 – sprich zu den Servern von Microsoft – zu bekommen.

Da Einzelpersonen andere Anforderungen stellen als keine Unternehmen und weil sich international vertretene Großunternehmen davon deutlich unterscheiden, hat man bei Microsoft sogenannte „Pläne“ für das Abonnement definiert. Diese Ausprägungen on Office 365 unterscheiden sich nach Benutzerart und Funktionalitätsumfang. Dabei kann man für sein Unternehmen verschiedene Benutzertypen definieren und das Abonnement entsprechend anpassen.

Die Basispläne sind Plan P (für einzelne Benutzer und kleine Unternehmen mit bis zu 50 Benutzern im Plan P1), Plan E ist für Unternehmensanwender gedacht, die über entsprechend umfangreiche Funktionalität verfügen  müssen und die eine hohe Ausfallsicherheit benötigen. Beim Plan E gibt es dann auch mehrere Abstufungen (E1 bis E4).

Um zwischen den Plänen „übergreifend“ zu wechseln, muss man sein Konto kündigen, und sich dann für den gewünschten Plan registrieren. Denn es funktioniert nicht, zwischen einem Plan-P-Konto und einem Plan-E-Konto zu migrieren. Bild 1 zeigt einige Plan-Varianten, wie sie auf der Website von Microsoft zu finden sind.

Eine Änderung des Lizenzmodells kommt bei Office 2013 ins Spiel. Früher galt die Lizenzvereinbarung beim Kauf von Office für einen einzigen PC. Doch die auf dem Abonnement-Modell basierenden Versionen von Office 2013 – die über Office 365 verkauft werden – binden die Office-Software an den Benutzer: Man bekommt das Recht, die Software auf verschiedenen PCs oder Mobilgeräten zu installieren. Die Rechte sind somit dynamisch „transferierbar“.

Gründe für die Migration

Die Lösungen für die Mail-Funktionalität in Unternehmen sind heutzutage vor allem in zwei Ausprägungen zu finden: Zum einen sind es Lösungen, bei denen Exchange im eigenen Rechenzentrum betrieben wird oder aber es handelt sich um eine andere Art einer Mail-Lösung, die in einem Outsourcing-Modus von einem Dienstleister bereitgestellt wird.

Oftmals ist das der Internet Service Provider des Unternehmens oder aber auch eine Lösung wie Googles Gmail – oder entsprechender Web-Mail-Plattformen. Es gibt im erstgenannten Fall auch noch Lösungen, die zum Beispiel auf Lotus/Domino aufsetzen beziehungsweise mit anderen – auch Opensource-basierten Programmen – Ansätzen den Mail-Verkehr bewältigen. Doch derartige Lösungen befinden sich in der Minderheit.

Gründet jemand eine neue Firma und muss er dabei keine Altsysteme berücksichtigen, dann kann er sozusagen bei Null beginnen und gleich seine optimale Mailing-Lösung definieren. Der Einsatz einer Lösung im eigenen Rechenzentrum wird sich in den meisten derartigen Fällen eher nicht anbieten. Denn die anfänglichen Kosten für die komplette Infrastruktur sind beträchtlich und zudem muss man für die Verwaltung der Systeme einigen Aufwand einrechnen.

Vorteile kommen erst dann zu tragen, wenn man die Benutzerzahl erhöhen muss – das erfordert weniger Aufwand, solange bis man weitere Server in seiner  Exchange-Infrastruktur einsetzen muss. Daher ist für Startup-Unternehmen der Griff zu Office 365 eine optimale Alternative – denn man bekommt mit wenig Startaufwand die gewünschte Funktionalität und muss sich um die Update-Problematik und das Einspielen von Patches nicht mehr kümmern. Das alles übernimmt Microsoft mit seiner Server-Infrastruktur in den Microsoft-Rechenzentren.

Bei bestehenden Unternehmen ist eine andere Argumentation zielführend. Sie haben bereits eine funktionierende Mail-Infrastruktur. Doch dabei ist zu bedenken, ob diese Lösung zu den Wachstumsbelangen eines Unternehmens passt und ob sie noch entsprechend effizient betrieben werden kann. Zudem stellt sich die Frage, ob das Bereitstellen einer eigenen Mail-Infrastruktur zu den Kernkompetenzen eines Unternehmens zählt.

Modernes Messaging umfasst mehr als nur Mail

Die meisten Anwender wollen zudem mehr von ihrer Mail-Infrastruktur als nur das reine Versenden von Nachrichten: Es gilt vielmehr Kalender zu teilen, Ressourcen wie Konferenzräume zu buchen, Kontakte zu organisieren oder Informationen zu archivieren. Dabei sollte der Zugriff über einen lokalen „Rich Client“ sowie über ein Browser-Interface machbar sein. Zudem muss der Informationsaustausch ebenso mit den Mobilgeräten wie Smartphones oder Tablets funktionieren.

Vorteile des SaaS-Modells

Für kleinere Unternehmen, die bislang ihre Mail-Funktionalität über ihren Internet Service Provider abwickeln, bringt der Einsatz von Office 365 einen großen Schritt nach vorne. Vor allem die zusätzliche Funktionalität sowie die Zugriffsmöglichkeiten auf die Umgebung sind als massive Verbesserungen zu nennen. Dazu gesellen sich noch die Integration von Echtzeit-Kommunikation, wie sie über Lync-gegeben ist, und die Zusammenarbeits-Features, die über Sharepoint bereitgestellt werden.

Mittlere und große Unternehmen verfügen meistens über eine gut ausgebaute Messaging-Lösung, die sie im eigenen Unternehmen betreiben (wie es zum Beispiel bei Exchange gegeben ist). Das zieht zwar einiges an Kosten nach sich, doch es ergeben sich auch gewichtige Vorteile. Das Abwägen zwischen Kosten und Vorteilen liefert dann die Entscheidung, ob man weiterhin selbst für diese Infrastruktur zuständig sein möchte, oder ob die Aufgabe nach außen vergeben wird. Die typischen Herausforderungen in einer modernen Messaging-Infrastruktur lauten:

• Sichern der Daten und das Etablieren von Verwaltungsvorgängen, mit denen sichergestellt wird, dass die Daten nicht nur gesichert werden, sondern dass sie aus dem Backup auch schnell genug wiederhergestellt werden können.
• Zugriff auf die Infrastruktur im Rahmen des Unternehmensnetzwerks aber auch über das Internet.
• Absichern des Dienstes (das ist vor allem beim Zugriff über das Internet wichtig).
• Einspielen von Patches und Aktualisierungen des Service.
• Sicherstellen von Compliance-Vorgaben nach unternehmensinternen Vorgaben und rechtlichen Erfordernissen.
• Vorhalten von genügend Ressourcen, um die Arbeitslasten und Aufbewahrungsanforderungen zu erfüllen – dazu ist meist eine umfangreiche Speicherkapazität nötig.
• Verfügbarkeit des Dienstes sicherstellen – und das nicht nur bei geplanten, sondern auch bei unerwarteten Ereignissen.

Office 365 funktioniert am besten mit Office 2010 und Office 2011 für Mac. Mit leicht eingeschränkter Funktionalität spielt die Software auch mit Office 2007 und Office 2008 für Mac zusammen. Wenn eine Version älter ist, muss eine Aktualisierung auf eine neuere Version von Office durchführt werden, um Office 365 verwenden zu können.

Für Office 365 gelten die folgenden minimalen Systemanforderungen an einen PC: ein XP-Betriebssystem mit SP3, Office 2007 und Internet Explorer 7 (oder neuer). Für Mac-Benutzer, die Office 365 verwenden möchten, gelten die folgenden minimalen Systemanforderungen: Mac OS X 10.5 (Leopard), Office 2008 für Mac und Entourage 2008 Web Services Edition, Safari 4 oder höher.

Generell muss ein Anwender keine weiteren Programme installieren, um Office 365 verwenden zu können. Zur einfachen Herstellung einer Verbindung einer Desktop-Version von Office 2010 und 2007 mit Office 365 bietet Microsoft allen Office 365-Interessenten einen installierbaren und kostenlosen Software Office-Desktop-Setup an. Dieses Tool verfügt über einige Vorteile:

• Automatische Erkennung erforderlicher Updates,
• Installation von Updates und Komponenten nach Genehmigung oder automatisch über die Befehlszeile
• Automatische Konfiguration von Outlook und Lync zur Verwendung mit Office 365
• Selbstständige Deinstallation vom Client-Computer nach der Ausführung.

Der zweite Teil dieses Beitrag ist in der E-Paper-Ausgabe Februar 2013 von NT4ADMINS in Form eines kostenlosen Downloads zu beziehen.

John Savill/Rainer Huttenloher