Kleines Werkzeug hilft: Durchblick im Chaos

E-Mail-Nachrichten sind nach wie vor das beliebteste Transportwerkzeug, wenn es darum geht Dokumente, Bilder oder andere „nicht zu große“ Dateien zu übermitteln. Schwören erfahrene IT-Profis nach wie vor auf die Vorteile der FTP-Server, nutzen die meisten Anwender doch eher die Möglichkeit, ihre Daten per Attachment zu übermitteln. Ein kleines Tool hilft dabei, den Überblick über die vielen Megabyte der Anhänge zu behalten.

Wer schon etwas länger im Umfeld der IT tätig ist oder seinen Computer schon einige Jahre beruflich einsetzt, wird sich zweifelslos noch an die Zeiten erinnern, als bei den E-Mails strenge Begrenzungen für die Größe der mitgesendeten Anhänge bestanden: 1 MByte war häufig ein Grenze, die viele Provider so gerade noch durchgehen ließen. Das hatte natürlich seine Gründe, denn wer mit einem 2400-K-Modem seine E-Mail abholte, hatte schon bei dieser Größe gern mal eine Wartezeit im Bereich von Stunden vor sich.

Grenzenlose Anhänge — grenzenloses Chaos?

In der Zwischenzeit ist das kaum noch ein Problem und so werden dann auch fröhlich PowerPoint-Präsentationen in einer Größenordnung per Mail verschickt, die einen DOS-Rechner schon standardmäßig überfordert hätten. Ein weiterer Effekt der durch diesen „Attachment-Overkill“ eintritt: Jeder Anwender hat in der Regel in seiner Inbox eine schier unüberschaubare Menge von Attachments in der unterschiedlichen Formaten vorliegen, denn wer ist so diszipliniert und legt immer alle Anhänge sofort in den richtigen Ordnern ab? So geht dann die Sucherei nach der richtigen Nachricht los, bei der ein Kollege die Präsentation mit angehängt hatte…

Unter dem Namen NirSoft bietet der Entwickler Nir Sofer auf seiner Webseite eine ganze Reihe nützlicher Tools und Softwarewerkzeuge an, die alle aus den Bereichen Netzwerk- und Systemverwaltung kommen und zudem kostenlos zur Verfügung stehen. Wir haben einige davon selbst immer wieder in unseren Testumgebungen eingesetzt und waren dabei von deren Zuverlässigkeit und Stabilität angetan. Weiterhin überzeugte es uns bei diesen Tools ganz besonders, dass die Lösungen von NirSoft fast alle auch immer in 64-Bit-Versionen zur Verfügung stehen, was leider nach wie vor für viele kommerzielle Angebote so nicht zutrifft.

Software kann helfen: Durchsuchen und Berichten

Nun stellt NirSoft mit einer Software namens „OutlookAttachView“ eine Lösung zur Verfügung, die helfen kann, das eingangs geschilderte Problem der „verschollenen“ Attachments zu lösen: Das Programm ermöglicht es, alle in Outlook abgespeicherten Nachrichten zu durchsuchen und zeigt dann eine Liste alle Anhänge an, die es dabei gefunden hat. Der Anwender kann dann ein Attachment auswählen und es direkt aus dieser Anwendung heraus in einem
beliebigen Ordner abspeichern.

Weiterhin erlaubt es die Software auch, einen Report über die gefundenen Anhänge sowohl im XML- als auch im HTML-, Text- oder CSV-Format (Comma Separated Values) Dies kann auch für Administratoren eine große Hilfe sein, wenn sie die Postfächer von Anwendern nach bestimmten Anhängen durchsuchen müssen. Die Software steht sowohl in einer 32- als auch in einer 64-Bit-Version zum direkten Download zur Verfügung und arbeitet mit Outlook-Systemen ab der Version 2003 zusammen.

Unsere Tests mit Outlook 2010 verliefen völlig problemlos. Die Software benötigt keine Installation, da sie nur aus einer ausführbaren Datei besteht. Auf der Seite des Entwicklers finden sich auch Links zu entsprechenden Sprachunterstützungen. Dazu muss nur eine entsprechende „.ini“-Datei in das gleiche Verzeichnis geladen werden, aus dem auch OutlookAttachView gestartet wird.

Wer dieses Werkzeug erst einmal auf seinem System hat, wird es wie wir kaum noch missen wollen – hilft es doch lang vergessene „Datenschätze“ aus den Untiefen der Mailbox wieder zu entdecken und erleichtert auch sonst die Arbeit mit den großen Datenmengen bei der E-Mail ganz enorm (fms).